پلتفرم کدوس؛ راه چاره فناورانه خبرنگاران برای قدردانی همکاران از یکدیگر - آشنایی با استانبول

به گزارش آشنایی با استانبول، به نقل از تکراسا؛ آیا می خواهید میزان رضایت همکارانتان از محیط کار را بالا ببرید؟ آیا هدف شما این است که همکارانتان را به شرکت متعهد کنید و آن ها را به حامیان و وفاداران شرکت تبدیل کنید؟ آیا می خواهید علاقه و اشتیاق کارمندانتان به محیط کار بیشتر شود و در نهایت عملکرد بهتری از خودشان نشان دهند؟

یکی از ساده ترین و مؤثرترین راهکار ها این است که فرهنگ قدردانی و سپاسگزاری را در بین اعضای تیمتان رواج دهید. با سپاس و قدردانی از کارهایی که آن ها در محیط کارشان انجام می دهند، حس ارزشمند بودن به آن ها می دهید و انگیزه آن ها را برای انجام بهتر کارشان در آینده بالا خواهید برد.

شاید این راهکار ساده به نظر برسد، اما برخی از تحقیقات نشان داده که نبود قدردانی و سپاسگزاری دلیل اصلی کارمندان برای ترک محیط کارشان است. بسکمک از مدیران شرکت ها به دلیل مشغله های زیاد فرصت کافی برای قدردانی از کارمندانشان را ندارند و از یک سیستم هدفمند برای قدردانی و سپاسگزاری از کارمندان استفاده نمی کنند.

به همین دلیل در این مقاله قصد داریم با بررسی سیستم قدردانی آشنایی با استانبول شما را با یکی از راهکار ها و نمونه های عملی این سیستم در ایران آشنا کنیم. شاید بررسی این سیستم بتواند راهنما و الگویی برای سایر شرکت ها در ترویج فرهنگ قدردانی و سپاسگزاری در شرکت باشد.

از آنجایی که ارزش های سازمانی آشنایی با استانبول بر پایه چهار محور کار تیمی، اشتیاق به تعالی، مشتری محوری و نتیجه گرایی قرار داده شده است، موضوع قدردانی و سپاسگزاری از همان روزهای شروع فعالیت آشنایی با استانبول در اولویت برنامه هایش قرار داشته و اقدامات مختلفی را تا به امروز برای ترویج فرهنگ قدردانی انجام داده است. در ادامه درباره هر کدام از این اقدامات صحبت می کنیم.

کارمند نمونه بزن قَدش! (Highest of High-Five)

زمانی که تعداد نیروی انسانی آشنایی با استانبول به 1000 تا 2000 نفر رسید، تفکر ایجاد سیستمی برای قدردانی و سپاسگزاری از کارکنان در آشنایی با استانبول شکل گرفت. از این رو در سال 1395، پروژه ای به نام کارمند نمونه بزن قدش! طراحی و برنامه ریزی شد. هدف اصلی این پروژه این بود که در هر ماه کارمند نمونه (Employee Of The Month) در دیجی کلا انتخاب و از او قدردانی گردد.

بر طبق این پروژه، هر ماه یک ایمیل برای تمام پرسنل آشنایی با استانبول ارسال و از آن ها خواسته می شد یک نفر را که عملکرد عالی و تحسین برانگیزی داشته است، معرفی کنند. این ایمیل به طور جداگانه برای کارمندان کلیه واحدهای آشنایی با استانبول ارسال می شد.

متن ایمیل ارسالی:

همیشه قدردانی کردن از افرادی که عملکرد تحسین برانگیزی در آشنایی با استانبول داشته اند برای ما مهم بوده است. حالا نوبت توئه که از یکی از بچه ها قدردانی بکنی و کمک کنی که به عنوان کارمند نمونه ازش یاد کنیم.

پس از دریافت پاسخ ایمیل ها، کمیته ای متشکل از مدیران هر گروه از واحدهای آشنایی با استانبول به همراه یک یا دو نفر از متخصصین تشکیل می شد. به منظور رعایت انصاف در انتخاب کارمند نمونه، هر ماه اعضای متخصصین تغییر می کرد. هر یک از اعضای این کمیته در یک جلسه بحث و گفت وگو با توجه به میزان اثرگذاری نامزدهای انتخابی در بخش های مختلف آشنایی با استانبول از عدد 1 تا 5 به نامزدها امتیاز می دادند.

در نهایت مجموع امتیازها را بر تعداد کل نامزدها تقسیم می کردند تا میانگین امتیاز برای هر نامزد به دست آید. افرادی که میانگین امتیاز بالای 3/5 داشتند، نمره قبولی برای کاندیدای کارمند نمونه را می گرفتند. اما در نهایت فردی که بیشترین امتیاز را به دست می آورد به عنوان کارمند نمونه ماه انتخاب می شد و عکس او بر روی دیوار واحد آشنایی با استانبول نصب می شد. همچنین کارت هدیه به عنوان پاداش و قدردانی از او اعطا و در مراسم ها از او تقدیر می شد.

این برنامه در حال حاضر همچنان در آشنایی با استانبول ادامه دارد و هر ماه یک همکار به عنوان همکار نمونه انتخاب می گردد.

کوک شیم (Kookshim)

در سال 1396 برنامه ای به نام کوک شیم طرح ریزی شد. این برنامه یک مراسم گردهمایی بود که در پایان هر فصل از سال در آشنایی با استانبول برگزار و از تمام پرسنل خواسته می شد که در این مراسم شرکت کنند. در پایان این گردهمایی برنامه ای به نام کدوس (Kudos) برگزار می شد.

در این برنامه 10 الی 15 نفر از پرسنل برای قدردانی از همکارشان اعلام آمادگی می کردند و داوطلب می شدند تا نام همکاری را که عملکرد تحسین برانگیزی در سازمان داشته است، معرفی کنند. در نهایت یک مدال افتخار به کسی که از همکارش تشکر کرده (کدوس کننده) و یک هدیه معنوی هم از طرف سازمان برای کسی که از او قدردانی شده (کدوس گیرنده)، داده می شد.

اما با رشد و توسعه آشنایی با استانبول و افزایش تعداد پرسنل امکان برگزاری این مراسم مقدور نبود. چون هیچ یک از سالن های گردهمایی تهران ظرفیت کافی برای پذیرش کلیه پرسنل آشنایی با استانبول را نداشتند. از طرف دیگر، با شروع ویروس کرونا در کشور امکان برگزاری مراسم حضوری وجود نداشت، به همین دلیل تصمیم گرفته شد، این مراسم در بستر آنلاین به نام Dtalk انجام گردد که این اتفاق مسائل زیادی را برای آشنایی با استانبول به همراه داشت. همه این عوامل باعث شد که راه اندازی پلتفرم آنلاین به نام کدوس در اولویت برنامه های آشنایی با استانبول قرار بگیرد.

پلتفرم آنلاین کدوس (Kudos)

زمانی که ضرورت راه اندازی پلتفرم آنلاین احساس شد، تیم ارتباطات داخلی گروه آشنایی با استانبول به همراه تیم سیستم ها و داده محوری سرمایه های انسانی شروع به توسعه این برنامه کردند تا امکان قدردانی و تشکر همکاران از یکدیگر در بستر آنلاین فراهم گردد. بدین ترتیب، اسم این پلتفرم کدوس کلاب نام گرفت و در مهرماه امسال (1399) راه اندازی شد. کدوس برگرفته از زبان یونانیان به معنای قدردانی و سپاس است.

از آنجایی که نسخه های خارجی این برنامه در دسترس است و برخی از شرکت های ایرانی هم از آن ها استفاده می کنند، اما این پلتفرم از همان ابتدا توسط تیم توسعه آشنایی با استانبول کدنویسی شده است تا امکان انطباق و سازگاری آن با ساختار و فرهنگ سازمانی آشنایی با استانبول و ایران وجود داشته باشد. چون یکی از معایب نسخه های خارجی این است که با توجه به ساختار شرکت ها شخصی سازی نشده است.

در این برنامه این امکان برای تمام همکاران آشنایی با استانبول فراهم شده است تا از هر فردی که در آشنایی با استانبول کار می کند، قدردانی و تشکر کند. در این صورت این فقط سازمان نیست که باید از همکاران قدردانی کند، بلکه این فرصت برای همه افراد سازمان فراهم شده است تا از یکدیگر قدردانی و تشکر کنند و حس همدلی بین آن ها بیشتر گردد.

در حال حاضر حدود 1800 نفر از همکاران آشنایی با استانبول به این پلتفرم دسترسی دارند که بعد از اتمام دوره آزمایشی، نهایی شدن بازخوردها و با توسعه پلتفرم در اختیار همه همکاران قرار خواهد گرفت. یکی از دستاوردهای مهم راه اندازی این پلتفرم در آشنایی با استانبول افزایش نرخ مشارکت کارکنان در قدردانی از یکدیگر بوده است. به طوری که این عدد از حدود 13٪ (قبل از راه اندازی پلتفرم) به 68٪ رسیده است.

این برنامه ویژگی ها، قابلیت و امکانات گوناگونی دارد که در ادامه به آن می پردازیم.

امکان قدردانی و سپاسگزاری همکاران از یکدیگر

پرسنل آشنایی با استانبول از طریق آدرس کدوس می تواند به تمامی امکانات و قابلیت های این پلتفرم دسترسی پیدا کنند و داشبورد مخصوص خودش را ببیند. دو ویژگی اعتبار و کیف پول از بخش های مهم این پلتفرم است. در ابتدای هر ماه 80 اعتبار به هر کاربر داده می گردد که می تواند به کمک آن از همکاران خود قدردانی و تشکر کند. این اعتبار دوباره در ماه بعد به حساب هر کاربر واریز خواهد شد.

قدردانی هایی که کارمندان از یکدیگر می کنند در قالب امتیاز در کیف پول هر کاربر ذخیره می گردد و کاربران می توانند از امتیازهای جمع آوری شده برای دریافت جوایز آشنایی با استانبول استفاده کنند.

اما آشنایی با استانبولیی ها چطور می توانند از همکاران خود قدردانی و تشکر کنند؟

کدوس قابلیتی است که این امکان را برای همه همکاران آشنایی با استانبول فراهم کرده است. کاربران با استفاده از این قابلیت می توانند پیام تشکر و قدردانی خود را برای همکارشان انتخاب و برای او ارسال کنند. در این بخش، 5 گزینه زیر برای قدردانی تعریف شده که برای هر یک از آن ها امتیازی در نظر گرفته شده است.

• دمت گرم! با امتیاز 5
• دست مریزاد! با امتیاز 10
• بابا باریکلا! با امتیاز 15
• بهت افتخار می کنم! با امتیاز 25
• سورپرایز! با امتیاز 50

کاربران با انتخاب هر یک از گزینه ها و نوشتن متن تشکر می توانند آن را برای همکارشان ارسال کنند. در این صورت با انتخاب گزینه موردنظر، از اعتبار کدوس کننده (فردی که از همکارش قدردانی می کند) کم خواهد شد و به کیف پول کدوس گیرنده (فردی که از او قدردانی شده) افزوده می گردد. البته این موضوع برای گزینه سورپرایز صادق نیست. زمانی که کدوس کننده این گزینه را برای همکار خود انتخاب کند، 50 امتیاز از اعتبار او کم خواهد شد، اما به کیف پول کدوس گیرنده اضافه نخواهد شد. در عوض از طرف سازمان برای فرد کدوس گیرنده یک هدیه فیزیکی خریداری و به او هدیه داده خواهد شد.

لازم به ذکر است که تعداد پیام های قدردانی برای رهبران 6 گزینه است. یک گزینه ویژه بدون امتیاز به اسم طلایی برای آن ها در نظر گرفته شده است که می توانند در هر ماه تنها برای یک نفر از پرسنل آشنایی با استانبول این زنگ طلایی را به صدا درآورند. زمانی که این زنگ برای کسی به صدا درآید، 100 امتیاز به کیف پول او اضافه خواهد شد. علاوه بر این، تصویر او در صفحه اول پلتفرم نمایش داده می گردد و در قالب نوتیفیکیشن برای همه افراد سازمان ارسال خواهد شد.

به نظر می رسد چنین امکانی برای رهبران بتواند باعث افزایش انگیزه کارمندان گردد و ارتباط و تعامل بین همکاران و رهبران را بیش از پیش بهبود دهد.

هر یک از آشنایی با استانبولیی ها با مجموع امتیازهایی که از قدردانی همکارانشان به دست آورده اند و در کیف پول آن ها قرار گرفته است، می توانند از جوایز آشنایی با استانبول بهره مند شوند. در این پلتفرم امکان مشاهده و استفاده از جوایز آشنایی با استانبول هم برای کاربران در نظر گرفته شده است.

در نهایت، در پایان هر ماه سه نفری که بالاترین امتیاز (کدوس) را به دست آورده باشند، به عنوان همکار نمونه آن ماه در کل سازمان و به تفکیک واحدهای آشنایی با استانبول انتخاب می گردد و در صفحه اصلی این پلتفرم نمایش داده می گردد. علاوه بر این، تصویر همکار نمونه کل سازمان در صفحه اینستاگرام Digikala.life منتشر می گردد و برای همکاران نمونه هر واحد آشنایی با استانبول (منابع انسانی، بازاریابی، عملیات و…) یک کارت هدیه به عنوان قدردانی در نظر گرفته می گردد.

قابلیت انتخاب ترین ها در هر ماه

در حال حاضر قابلیت ترین ها به هدف افزایش تعامل و ارتباط بین کارمندان در این پلتفرم در نظر گرفته شده است. هر ماه پنج سؤال متفاوت با عنوان ترین ها از کارکنان آشنایی با استانبول پرسیده می گردد تا بر اساس آن بتوانند به همکارانشان برای انتخاب ترین ها رأی دهند.

اسامی افرادی که بیشترین رأی را برای ترین ها به دست آورده اند، در صفحه اصلی این پلتفرم نمایش داده می گردد تا همه بتوانند آن ها را مشاهده کنند.

قابلیت ارسال کارت تبریک برای یکدیگر

یکی دیگر از قابلیت های این پلتفرم این است که آشنایی با استانبولیی ها می توانند با اهداف و دلایل مختلف برای یکدیگر کارت تبریک ارسال کنند. در این پلتفرم کارت های تبریک مختلفی در نظر گرفته شده است که با انتخاب نام همکار و متن کارت تبریک می توانند برای او ارسال کنند. لازم به ذکر است که هیچ کدام از این کارت تبریک ها امتیازی ندارد و فقط برای اینکه همکاران بتوانند حس خوب به یکدیگر بدهند، در نظر گرفته شده است.

مشاهده سوابق فعالیت های اجرا شده در پلتفرم توسط همه کاربران

این امکان برای تمام پرسنل آشنایی با استانبول فراهم شده است تا تمام فعالیت هایی را که در طول ماه های مختلف در این پلتفرم انجام گرفته مشاهده کنند. به طور کلی داده هایی که در این بخش نمایش داده می گردد به شرح زیر هستند؛

• تعداد رأی های داده شده برای ترین ها در هر ماه در کل سازمان و به تفکیک واحدها
• تعداد کارت های تبریک ارسال شده برای یکدیگر در هر ماه در کل سازمان و به تفکیک واحدها
• اسامی سه نفر اول به عنوان کارمندان نمونه آشنایی با استانبول در کل سازمان و به تفکیک واحدها
• نمایش اسامی ترین ها در هر ماه در کل سازمان و به تفکیک واحدها
• زنگ طلایی برای چه کسی به صدا درآمده است

پروفایل شخصی

در این برنامه یک پروفایل شخصی برای هر کاربر در نظر گرفته شده است که اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، سمت شغلی، سرگرمی ها، علاقه مندی ها و آرزوها را باید تکمیل کند و یک بیوگرافی کوتاه درباره خود باید بنویسد. این اطلاعات به تیم ارتباطات داخلی آشنایی با استانبول کمک خواهد کرد که جوایز را با توجه به خواسته ها و علاقه مندی های آن ها انتخاب کنند. علاوه بر این، کلیه فعالیت های که در این برنامه انجام داده است به او نمایش داده می گردد و داده ها و اطلاعات زیر را هم در پروفایل خود مشاهده خواهد کرد.

• تعداد دفعات و نام افرادی که به او کدوس داده اند
• تعداد دفعات، نوع کارت تبریک و اسامی افرادی که برای او کارت تبریک فرستاده اند
• تعداد دفعاتی که به عنوان ترین ها انتخاب شده است و اسامی کسانی که به او رأی داده اند
• نظرات افراد دیگر سازمان درباره او
• جوایزی که تا الان دریافت کرده است

پنل داده

داده های مربوط به پلتفرم کدوس آشنایی با استانبول در پنل داده این پلتفرم ثبت می شوند. در این پنل، داده هایی مانند تعداد کدوس مبادله شده بین واحدهای آشنایی با استانبول، تعداد هر نوع کدوس استفاده شده، میزان مشارکت پرسنل در هر بخش و… در هر ماه جمع آوری می شوند.

با تحلیل این داده ها می توان شایستگی های افراد سازمان، علایق آن ها، ارتباط واحدهای مختلف با یکدیگر و شرایط کلی فرهنگ سازمانی آشنایی با استانبول را تا حدی مشخص کرد. در این بخش، به بررسی یک قسمت از پنل داده که مربوط به بخش رأی های داده شده برای ترین ها است، اکتفا می کنیم.

همان طور که در نمودار بالا مشاهده می گردد، به ترتیب 22/5٪ و 20/7٪ از مجموع 4050 رأی داده شده، به خوش اخلاق ترین و خلاق ترین همکار تعلق می گیرد. این می تواند به معنای اهمیت بیشتر اخلاق خوب و خلاقیت در کار برای پرسنل آشنایی با استانبول در ماه آذر 1399 باشد.

با توجه به نمودار بالا، دو واحد عملیات (Operation) و منابع انسانی (HR)، تعداد رأی های بیشتری را از سایر واحدها دریافت کرده اند. بنابراین این دو واحد رابطه بیشتری با سایر واحدهای آشنایی با استانبول دارند و دو مسئله اخلاق و خلاقیت نقش مهمی در شایستگی آن ها داشته است.